Cara Mail Margin pada MS Word (lanjut)

    Hi guys, kali ini saya pengen sharing salah satu trik yang mungkin akan berguna bagi kalian-kalian semua.... dan mungkin ini yang pertama kalinya bagi saya sendiri untuk sharing hal selain masalah sistem, yaitu hal yang berkenaan dengan operasional MS Word.....

    Tentu antum semua sudah pada mengetahui apa itu MS Word, terutama bagi kalian-kalian yang notabenenya masih pelajar apalagi mahasiswa.... (like myself.... ) sudah merupakan program yang vital dalam proses pembelajaran...

     Namun buat antum yang dah dalam proses skripsi atau yang bergelut dalam kepanitiaan yang biasanya harus membuat surat yang ditujukan kepada orang yang berbeda namun mempunyai isi yang sama. Dan biasanya kita membuatnya seperti ini: 

        Dan yang pastinya, file yang seperti ini akan memakan ruang serta memperberat proses pengerjaan file tersebut (apa lagi kalau yang dikasih lebih dari 10 orang) yang pasti akan merepotkan nantinya, apabila ada dari salah satu surat tersebut yang salah. Otomatis kalian harus ngecek dari awal....... (kebayang dah repotnya :v )

       Jadi, bagaimana solusiny? seperti yang akan saya bahas kali ini yaitu dengan mail margin, tapi tidak seperti yang kebanyakan cara yang diketahui (yaitu menggunakan daftar yang ditulis sendiri) tapi kali ini saya akan menggunakan kawannya MS Word, yaitu Excel..... berikut caranya =3 :

1.buka MS Excel 

2.ketik setiap penerima tiap2 surat (beserta nomor, apabila perlu) dengan memberikan jarak/judul pada tiap-tiap baris nama-nama penerima (maksud pemberian ini adalah sebagai tanda pada saat pemasukan merge field. kalau tidak, nanti malah nama yang paling pertama yang akan menjadi tanda & tidak dimasukan dalam daftar)

3.lalu save file dengan nama margin (atau nama lain yang sekiranya bisa kalian tahu itu file daftarnya)

4.buka file surat di MS Word yang ingin kalian kasih margin

5.pada tool "mailing" klik "select recipient" lalu klik "use existing list"

6. pilih sheet/lembar kerja excel yang berisi daftar yang tadi sudah kita buat. (misalnya disini lembar "dekanat + pku")

7.kalau sudah, lalu masukan mailing dengan cara taruh kursor ketik ditempat yang anda ingin di-marginkan lalu klik "insert Margin field" lalu klik tanda daftar yang ada

8.kalau sudah lalu klik "preview results", dan tempat tadi sudah berubah menjadi apa yang anda tulis didaftar.....

9.kalau mau mengeprint hasil, cukup mengklik "finish & merge" lalu "print document"

    lalu pada jendela yang muncul berikutnya (merge to printer), klik saja "ok" langsung (kecuali kalau hanya menge-print sebagian, tulis saja halaman mana yang ingin diprint)

    lalu pada jendela "print properties", kalian hanya perlu untuk menentukan berapa banyak kopian yang akan dicetak serta pengaturan kertas printer seperti kalian mencetak biasa, kalau sudah klik ok 

10.catatan: jika kalian ingin memindahkan file yang sudah bermargin barusan ke media lain (Flash Disk/Hardisk External), kalian juga harus memindahkan file daftar marginny (yg Excel maksudnya) juga, dikarenakan setiap membuka kembali file yang sudah ber-margin akan timbul peringatan seperti berikut yang mana meminta anda untuk mau atau tidaknya memakai file margin excel yang sudah terpasang dalam file ini 

      Dan apa bila anda membuka file tersebut dikomputer lain, dan anda menekan "yes" pada jendela tersebut, maka anda akan muncul jendela sebagai berikut.

            Dikarenakan walaupun anda mengedit isian dalam "Data Source" akan tetap berefek sama seperti jendela yang di bawah ini, maka klik "ok" saja 

              Sesudah jendela error tadi anda klik "ok", baru lah anda bisa menentukan tempat dimana anda menaruh data margin yang sudah ada, jadi klik "find data resources"

               Lalu anda pilih tempat dimana anda menaruh data tersebut.. 

             Begitulah cara mail margin pada MS word dengan menggunakan daftar mailing dari MS excel, serta troubleshooting sedikit masalah file margin yang biasanya sering terjadi.

               

                Selamat mencoba & Semoga Bermanfaat [^_^]v

Catatan: tutorial ini memakai MS Office 2007, akan tetapi bagi anda yang memakai MS Office 2010/13, anda tetap bisa menggunakan cara ini untuk margin, sebab pilihan serta interface di kedua versi tersebut hampir sama